Was ist ein Audit?
Ein Audit ist eine Prüfung, die festhält, ob eine Organisation, in der Regel ein Unternehmen, nach vorgegebenen Richtlinien handelt, definierte Prozesse eingerichtet hat und auch anderen Anforderungen entspricht, die nach einer bestimmten Norm definiert sind.
Erfüllt das Unternehmen diese Punkte und können diese im Audit nachgewiesen werden, dann kann das Unternehmen im Rahmen der Durchführung eine Zertifizierung beantragen.
Eine auch dem Laien meist bekannte Zertifizierung ist die ISO 9001. Bei der ISO 9001 handelt es sich um den Nachweis, bestimmte Standards des Qualitätsmanagements einzuhalten. Ein Audit, das dem Nachweis des Qualitätsmanagements dient, gehört zu den gängigsten Audits.
Bei Audits des Managementsystems ist noch zwischen externen Audits und internen Audits zu unterscheiden.
Externes Audit
Der externe Auditor prüft die Strukturen und Prozesse des Unternehmens und ob diese sich an eine bestimmte Norm halten. Nach dem erfolgreichen Audit kommt es zu einer Zertifizierung oder im Falle einer Wiederholung zu einer Re-Zertifizierung.
Internes Audit
Beim internen Audit wird die Organisation von Mitarbeitern des Unternehmens auditiert. Die Idee dahinter ist es, ohne große Aufwände (vor allem Kosten) einen Eindruck davon zu bekommen, wie das eigene Unternehmen aufgestellt ist. Der interne Auditor versucht dabei möglichst neutral und unabhängig zu bewerten. Auf der Basis dieser Ergebnisse können Verbesserungen für das Unternehmen abgeleitet werden.
Welche Vorteile hat ein Audit?
Für das Unternehmen bedeutet ein Audit zunächst die Möglichkeit zur Zertifizierung. Diese Zertifizierungen sind zwar oft nicht gesetzlich vorgeschrieben, geben aber Kunden (sowohl privaten, als auch geschäftlichen) das Signal, dass sie es mit einem Unternehmen zu tun haben, welches gewisse Standards nachgewiesen hat.
Gerade bei Ausschreibungen ist es mittlerweile gängig, Zertifizierungen, etwa des Qualitätsmanagements als Bedingung für die Auftragsvergabe zu nennen. Dies soll sicherstellen, dass sich zweitklassige Unternehmen gar nicht erst bewerben.
Auch für das Unternehmen selbst hat das Audit Vorteile. Der Auditor prüft unvoreingenommen und versucht Missstände offenzulegen. Diese zu beheben kann dazu führen, dass einzelne Bereiche und am Ende das gesamte Unternehmen effizienter arbeiten und somit bessere Ware und Dienstleistungen zu einem geringeren Preis auf dem Markt anbieten können.
Dies kommt auch den Mitarbeitern zugute. Die Arbeitsbedingungen werden meist verbessert, der Job macht mehr Spaß und der Arbeitsplatz wird sicherer, wenn es der Firma gut geht.
Welche Nachteile hat ein Audit?
Zunächst seien hier die Kosten zu nennen. Eine Auditierung samt Zertifizierung ist meist eine kostspielige Sache. Der Auditor ist ein Spezialist mit hohem Wissen, der eine hohe Verantwortung trägt. Die Bedingungen der Zertifizierung müssen außerdem von den Zertifizierungsstellen permanent angepasst werden, um der realen Welt Rechnung zu tragen. Deshalb sollte jedes Unternehmen stets prüfen, ob sich eine Zertifizierung lohnt, vor allem im Hinblick auf die Mitbewerber.
Für die Mitarbeiter bedeutet ein Audit erst einmal Stress. Verständlich, wer möchte schon gerne geprüft werden. Dieser ist aber unbegründet, da sich der Auditor oft darauf beschränkt Dokumente zu sichten und mit dem Management zu sprechen. Allerdings kann er auf Widerstände stoßen, gerade bei der obersten Leitung, die Kritik an Prozessen oft als persönlichen Angriff wahrnimmt.
