Das sind die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements
Ein digitales Dokumentenmanagement System, auch kurz DMS genannt, ist die digitale Variante eines Archivs. Statt in Papierform werden die Dokumente allerdings in digitaler Form gespeichert.
Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements sind vielfältig. Auch wenn der Weg zum papierlosen Büro noch nicht von allen Unternehmen umgesetzt wurde, ist der Trend eindeutig: Elektronische Archivierung, digitale Personalakte und andere Dokumente in elektronischer Form; wer am Markt mithalten will, muss sich Gedanken über ein System machen, welches die in Unternehmen aufkommenden Informationen elektronisch erfassen und lagern kann.
Weniger Lagerraum
Informationen in Form von Dokumenten und Akten müssen nicht mehr physisch gelagert werden. Leider ist der Stand heute in vielen Unternehmen immer noch Realität, aber es zeigt sich der eindeutige Trend hin zur Digitalisierung. Lange Aktenschränke und Dokumentenablagen werden nach und nach durch ein Dokumentenmanagement obsolet gemacht. Die Platzersparnis schlägt sich sowohl in der Reduzierung von benötigtem Raum nieder, als auch der Reduzierung der Suche nach bestimmten Informationen.
Steigerung der Effizienz
Viele Workflows im Unternehmen und in Behörden bauen bereits auf digitalen Prozessen auf. Diese digitalen Workflows funktionieren am besten, je weniger Medienbrüche auftreten. Auch wenn das papierlose Büro noch nicht vollständig Realität ist, ist jeder Schritt dorthin, zur digitalen Transformation, ein Zugewinn an Effizienz.
Dokumente können dank eines DMS von vielen Anwendern gleichzeitig betrachtet werden. Auch können elektronische Dokumente beliebig vervielfältigt und bearbeitet werden. Ein großer Vorteil der digitalen Archivierung.
Reduzierung von Kosten
Ein DMS zu betreiben ist günstiger. Klar, die Server und entsprechende Infrastruktur werden benötigt. Diese sind aber in vielen Fällen sowieso schon vorhanden, eine entsprechende Digitalisierung vorausgesetzt. Somit halten sich die zusätzlichen Kosten in Grenzen.
Gespart werden kann an Lagerraum für Dokumente und auch an den Arbeitskosten. Ein Dokument elektronisch abzurufen ist deutlich einfacher und schneller, als sich in den Archivraum zu begeben und endlose Reihen von Regalen nach dem richtigen Dokument abzusuchen.
Digitaler Umbruch in Unternehmen – Herausforderung und Chance für die Belegschaft
Veränderungen, gerade solche, die mit Effizienz und verbesserten Abläufen zusammenhängen, können zu Widerständen in der Belegschaft führen. Die Menschen haben sich an ein System gewöhnt und nutzen es seit Jahren. Sätze wie „Jetzt kommt etwas Neues, das kann ja nichts taugen!“ oder „Bisher ging es doch auch ohne, warum brauchen wir das jetzt?“ sind dann nicht unüblich.
Die Ursachen dahinter können vielfältig sein. Die einen haben Angst, durch eine Rationalisierungsmaßnahme den Job zu verlieren. Andere glauben, dass sie sich mit der neuen Technik nicht arrangieren können und überfordert sein könnten.
Egal was die Gründe sind, es ist wichtig, dass das Management diese ernst nimmt. Tut es das nicht, dann können Frust und innere Kündigung dazu führen, dass die Effizienzgewinne des DMS durch schlechter arbeitende Kollegen wieder negiert werden.
Am einfachsten ist das zu erreichen, indem man die Mitarbeiter (und zwar alle, die mit dem neuen System arbeiten sollen) so früh wie möglich ins Boot holt. Sorgen und Nöte müssen ernst genommen werden. Diese wegzudiskutieren oder sogar durch Anordnung unter den Teppich zu kehren, wird niemandem weiter helfen.
Wird diese wichtige Regel beachtet, dann sollte einer erfolgreichen Einführung eines DMS nichts im Wege stehen.
