Ein Messeauftritt muss sorgsam geplant werden, damit der Nutzen daraus maximiert wird. Messen haben verschiedene Ziele: Der Besucher soll unterhalten und auf ein Produkt oder eine Dienstleistung aufmerksam gemacht werden, das Unternehmen sucht Kontakt zu anderen Unternehmen oder potenziellen Mitarbeitern. Vielleicht will sich die Firma einen Namen machen und benötigt deshalb einen bombastischen und aufwändigen Messestand, um so Aufmerksamkeit von Besuchern und Presse auf sich zu ziehen.
Aber egal, welche Art von Messeauftritt man plant, die Vorbereitungen sind umfangreich und müssen rechtzeitig durchdacht und angegangen werden.
Wer eine Messe vorbereitet, muss sich zunächst darüber im Klaren sein, ob eine Messe grundsätzlich notwendig ist. Ein Messeauftritt kostet Geld und Zeit. Sprechen die Kriterien für eine Messe, dann kann schnell der zweite große Fehler begangen werden: Wählen Sie auf jeden Fall die richtige Messe aus. Wer Unternehmenskunden bedient, sollte auch nur auf Messen gehen mit entsprechendem Besucherprofil. Weitere Informationen zum Besucherprofil finden Sie auf den Internetauftritten der jeweiligen Messen.
Denken Sie unbedingt an Messestand, Sitzgelegenheiten, Faltzelt, etc. Diese müssen rechtzeitig organisiert werden. Möchten Sie individualisierte Ausrüstung, etwa in Ihren Firmenfarben oder mit Werbedruck, müssen Sie sich noch zeitiger darum kümmern. Wichtig sind leicht abgelegene Sitzgelegenheiten. Dorthin kann man sich mit bestehenden Kunden oder Neukunden zurückziehen und die Beziehungen pflegen oder in Ruhe neue aufbauen. Wenn Sie Messeausstattung mieten, dann sollten Sie diese regional beziehen, und zwar dort, wo die Messe stattfindet. Wenn Sie also in Düsseldorf ausstellen, dann sollten Sie die Messeausstattung Düsseldorf mieten.
Das Personal des eigenen Messestands muss rekrutiert werden. Oft bietet sich eine Mischung aus eigenem Personal an (meist Marketing- oder Vertriebsmitarbeiter) und von extern unterstützendem Personal. Beratende Gespräche führen dabei die firmeneigenen Kollegen, die Hilfskräfte sorgen für Stimmung oder verteilen Werbegeschenke. Auch für Tätigkeiten, wie Werbematerial aus dem Lager holen, kleinere Reparaturen am Messestand, etc. sollten Sie Reserven einplanen.
Planung einer Messe – Darum sollten Sie outsourcen
Wenn Sie Ihren Messestand nicht selbst planen möchten, dann können Sie das von einem Profi erledigen lassen. Agenturen haben sich darauf spezialisiert ihren Kunden maßgeschneiderte Auftritte zu planen und durchzuführen. Messestand, Personal, Give-aways und vieles mehr werden berücksichtigt.
Geben Sie dabei der Agentur ausreichend Zeit, die Sache zu planen und umzusetzen. Eine schlechte Vorgehensweise ist, wenn Sie selbst den Messestand planen und vorbereiten, aber dann kurz vor dem Auftritt merken, dass Ihnen die Zeit wegläuft. Auch eine gute Agentur wird Ihnen dabei nicht mehr das beste Ergebnis liefern können oder unverschämt hohe Preise aufgrund der Dringlichkeit verlangen.
Viele Unternehmen möchten die Kosten vermeiden und organisieren deshalb lieber selbst. Aber durch Planung und Durchführung binden diese ihre Arbeitskräfte, während sie in der selben Zeit sinnvollere Tätigkeiten durchführen könnten. Wie bei vielen anderen Tätigkeiten ist auch ein Anbieter, der sich nur um die Durchführung von Messen kümmert, durch diese Spezialisierung in der Lage, ein besseres Ergebnis zu einem günstigeren Preis zu liefern, als wenn Sie es in Ihrem Unternehmen selbst umsetzen würden.
