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5 Tipps für professionelle Telefonansagen und dessen Wirkung auf den Anrufer

5 Tipps für professionelle Telefonansagen und dessen Wirkung auf den Anrufer

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Warum professionelle Telefonansagen essenziell für jedes Unternehmen sind

Viele Anfragen von Kunden an Unternehmen werden mittlerweile telefonisch abgewickelt. Die Vorteile liegen darin, dass man sich nicht in ein Ladengeschäft begeben muss. Auch der Unternehmer hat Vorteile, kann er zum Beispiel das Call-Center in Länder auslagern, in welchen die Betriebskosten deutlich unter denen in Deutschland liegen.

Gerade in Stoßzeiten erreicht man aber nicht sofort einen Ansprechpartner. Man landet in der Warteschleife, nachdem man in der Regel eine Telefonansage erhalten hat, welche über den Umstand informiert.

Außerhalb der Geschäftszeiten informiert ein Anrufbeantworter über die Erreichbarkeit und gibt zusätzliche Informationen. Gerade kleinere Unternehmen ermöglichen es dem Anrufbeantworter, eine Nachricht aufzusprechen.

Kleinere Unternehmen, sollten ebenfalls auf eine perfekte Ansage setzen, sowohl in der Warteschleife, als auf bei Mailbox-Ansagen.

Worauf Unternehmen bei der Erstellung von Telefonansagen achten sollten

Eine einfache Telefonansage ist schnell aufgesprochen, eine professionelle dagegen bedarf einiger Überlegungen. Wir geben Ihnen Tipps.

Konzept und Prozess

Der Weg vom Anruf bis zur Erfüllung des Bedürfnisses des Kunden ist recht komplex. Ziel sollte es sein, mit einem Minimum an Aufwand und so schnell als möglich den Kunden dahin zu führen, dass ihm möglichst passend und schnell geholfen werden kann. Deshalb sollten alle Eventualitäten bereits im Vorfeld geklärt und geplant werden.

Ansagetext

Der Ansagetext sollte möglichst knapp gestaltet werden und so informativ wie möglich. Er muss dem Kunden in kürzester Zeit die Information geben, die er benötigt. Ausschweifende Formulierungen, zweideutige Ansagen und komplizierte Sprache müssen vermieden werden, will man dem Anrufer helfen.

Qualität des Sprechers

Gute Sprecher haben eine angenehme Stimme und können diese zur korrekten Betonung von Telefonansagen einsetzen. Auch Synchronsprecher, bekannt aus Funk und Fernsehen, können gebucht werden. Wie wäre es zum Beispiel mit der deutschen Synchronstimme von Bruce Willis für Ihre individuellen Ansagen?

Aufnahmequalität

Eine Aufnahme sollte in einem professionellen Tonstudio vorgenommen werden. Die Übertragung von Ton über das Telefon ist zwar in den letzten Jahren deutlich besser geworden, aber immer noch nicht mit einem persönlichen Gespräch vergleichbar. Und eine schlechte Aufnahme reduziert die Qualität noch weiter.

Musik in der Warteschleife

Wer kennt sie nicht, die nervige Musik in der Warteschleife, die einen eher noch ungehaltener macht, statt zu beruhigen? Wenn Sie sich für Musik entscheiden, achten Sie darauf, dass Sie GEMA-freie Musik nutzen. Außerdem sollte Musik verwendet werden, die beruhigt und möglichst von vielen als unaufdringlich verwendet wird.

Eine Alternative zur Musik könnte einfach Stille sein, unterbrochen von kurzen, informativen Ansagen, die etwa ein neues Produkt vorstellen. Übertreiben Sie es aber nicht.

Telefonansagen – Selbst aufsprechen oder professionell erstellen lassen?

Die Anrufannahme ist meist der erste Eindruck, den ein Kunde von einem Unternehmen gewinnt, man könnte schon von einer akustischen Visitenkarte sprechen. Dieser Umstand zeigt schon: Sparen Sie nicht am falschen Ende. Eine individuell und professionell erstellte Telefonansage zeigt dem Anrufer, dass er es mit einem vertrauenswürdigen Unternehmen zu tun hat.

Ein Anbieter von individuellen Telefonansagen beschäftigt professionelle Sprecherinnen und professionelle Sprecher. Zudem hat er Zugang zu fremdsprachigen Sprechern, sodass Telefon Ansagen in anderen Sprachen möglich sind.

Professionelle Ansagen von Profi-Sprechern sind Ihr Aushängeschild –  Darum: Sparen Sie nicht am falschen Ende.

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